האם אתם עוקבים אחרי הכסף שלכם, זה שנכנס לקופה וזה שיוצא ממנה?
אם כן, באיזו תדירות? יומית, שבועית, חודשית? איך מבוצע התכנון הפיננסי שלכם? והמעקב?
אם לא (וגם לאלו שענו כן, אבל מצאו את עצמם בסיטואציה שתיארתי), הפוסט הזה הוא בשבילך אישית!
והפעם נדבר על ניהול מעקב אחרי תזרים המזומנים. שימו לב, בסוף הפוסט – צ'ופר…
אז מהו תזרים מזומנים?
תזרים מזומנים הוא כלי ניהולי וחשבונאי שמפרט את כל התשלומים והתקבולים של העסק בתקופת זמן מוגדרת. תזרים המזומנים מציג את הכספים שנכנסו ויצאו מהעסק, ומאפשר לבעלי העסקים לעקוב אחר מצבם הפיננסי באופן שוטף ולקבל החלטות כלכליות, פיננסיות ועסקיות מושכלות.
חשיבות תזרים מזומנים לעסק
ניהול נכון של תזרים מזומנים הוא קריטי לכל עסק, שכן הוא משקף את מצבו הפיננסי האמיתי של העסק בכל נקודת זמן, כולל עתידית. ניהול לא נכון או חלקי, כזה שאינו כולל את כל ההוצאות או מפריז בגובה הכנסות, עלול להוביל לתמונת מצב מעוותת ולא אמינה, וכשזה קורה לעיתים תכופות ועל בסיסה מתקבלות החלטות עסקיות זה עלול להוביל לקריסת העסק.
מדוע חשוב לנהל תזרים מזומנים?
בעלי עסקים רבים מפקידים את ניהול הפיננסים בידיים של רואה חשבון, אך לרואה החשבון אין את המעורבות שיש לבעל העסק והראיה העסקית היומיומית. ניהול תזרים מזומנים נכון מאפשר להיערך לחוסרים זמניים בכסף, לבקש הקדמת תקבולים, לדחות תשלומים ולתכנן פעולות פיננסיות מסוגים שונים כדי להתמודד עם קשיים. חשוב לדעת, תחזית תזרים מזומנים ריאלית משפרת את הסיכוי לקבל הלוואות או לזכות ב"סובלנות יתר" מהבנקים בזכות דיווחים פיננסיים מדויקים ועדכניים.
מה כולל דוח תזרים מזומנים?
דוח תזרים מזומנים כולל את כל התשלומים והתקבולים של העסק, הן הידועים (כולל עתידיים) והן המשוערים (אלה שיודעים שהעסק אמור לקבל או לשלם אבל לא ידוע הסכום המדויק ולא המועד המדויק. למען הזהירות ו"ההפתעות הטובות" נעריך את ההכנסות בסכום נמוך מהצפוי ונרשום מועד קבלה מאוחר מהצפוי, ולגבי ההוצאות בדיוק הפוך, משמע, נגדיל את הסכום המשוער ונתכנן הקדמה של התשלום). התחזית כוללת בדרך כלל תקופה של שלושה עד שישה חודשים, ומאפשרת לבעל העסק לתכנן את התנועות הכספיות ולהימנע ממחסור במזומנים. חשוב, הדוח צריך לכלול את כל התשלומים והתקבולים שהיו צריכים להתבצע, גם אם לא התבצעו בפועל.
הדרך הנכונה לנהל תזרים מזומנים:
- איסוף נתונים: לאסוף נתונים על כל מקורות ההכנסות וההוצאות.
- תיעוד שוטף: לתעד את כל התנועות הכספיות באופן שוטף ומדויק.
- בניית דו"ח חודשי: לחלק את הדו"ח לחודשים כדי לקבל תמונה מפורטת של תזרימי המזומנים.
- תחזיות תזרימיות: להכין תחזיות לעתיד על בסיס נתונים היסטוריים והנחות ריאליות לגבי מכירות והוצאות צפויות.
- בקרה והתאמות: נדרש לבצע בקרה שוטפת ולהתאים את התחזיות בהתאם לשינויים בפועל. ככל שהשינויים הם דרמטיים יש לחזור על התכנון ולהתאים את כולו.
- שימוש במקורות מימון: בעת זיהוי פערים בתזרים, כדאי לבדוק אפשרויות למימון זמני כמו הלוואות קצרות טווח/בלון ממשפחה, חברים, בנק, חוץ בנקאי.
יתרונות ניהול תזרים מזומנים:
- שיפור נזילות: ניהול נכון מאפשר לעסק לדעת מתי נכנסים ויוצאים כספים ולהבטיח שיש מספיק נזילות לפעילות שוטפת.
- קבלת החלטות מושכלות: הבנה מדויקת של תזרים המזומנים מסייעת בקבלת החלטות פיננסיות מושכלות.
- זיהוי בעיות מוקדם: מאפשר לזהות בעיות נזילות לפני שהן הופכות למשבר ולנקוט צעדים מתקנים בזמן.
חסרונות ניהול לא נכון של תזרים מזומנים - קשיי נזילות: ניהול לא נכון עלול להוביל למחסור במזומנים, דבר שיקשה על תשלום התחייבויות שוטפות.
- פגיעה באמינות: אי יכולת לעמוד בהתחייבויות עלולה לפגוע במוניטין של העסק.
- סיכון לפשיטת רגל: חוסר יכולת לנהל את התזרים בצורה יעילה יכול להוביל לקריסה פיננסית.
- החמצת הזדמנויות: עסק שאינו מנהל נכון את תזרים המזומנים עלול להחמיץ הזדמנויות השקעה וצמיחה.
- לחץ, תסכול: השפעה ברמה האישית/בריאותית, המשפחתית, מול העובדים, תחושת כישלון.
דו"ח אקסל פשוט, יכול לתת מענה מצויין לעסק. במידה והעסק מנהל יותר מחשבון בנק אחד אפשר לבדוק ובמידת הצורך לבצע "איזונים" בין החשבונות.
אם הגעת עד לכאן, כנראה חשוב לך לנהל את התזרים מזומנים שלך ביעילות.
אז הכנתי קובץ כזה לעסק שמנהל עד שני חשבונות בנק. הקובץ מכיל גיליון לדוגמא, גיליון עזר עם הנחיות וגיליון למילוי על ידך. לשלוח לך?
