יושב אצלה לשיחה על ניהול תזרים המזומנים של העסק (טיזר: פוסט רלוונטי יפורסם בשבוע הבא), הטלפון מצלצל והיא שואלת אם בסדר שהיא תענה. השיחה היא עם מי שמתחזקת לה את אתר האינטרנט, ובשיחה המון פרטים שעל חלקם הן מדברות יותר מפעם אחת וכשנפרדות ואומרות שלום, ביי, פתאום….. היא אומרת רגע, רגע….. אבל בצד השני – ניתוק. הפעם שיחה יוצאת להשלמות ושוב ניתוק.

עצרתי את השיח לגבי תזרים המזומנים, שאלתי אותה על חוויית השיחה ואם יש לה תובנות ממנה. זה היה לא פשוט ואפילו ארוך, אבל הצלחנו להסכים על חמישה עקרונות שהיא תנסה ליישם מעתה והלאה.

מצ"ב חמישה טיפים לייעול שיחת טלפון עסקית:

1. הכנה מראש
לפני השיחה, הכינו רשימת נושאים שאתם רוצים לדון בהם, מטרות השיחה ושאלות שאתם צריכים לשאול. ודאו שיש לכם את כל המידע הנדרש על הצד השני, כמו שמות, תפקידים ורקע רלוונטי. הכנה זו תעזור למנוע בזבוז זמן ותבטיח שאתם ממוקדים במהלך השיחה. אם במהלך השיחה עולים נושאים נוספים שתרצו להתייחס אליהם, הוסיפו אותם לרשימה.
2. ניהול זמן נכון
הגדירו את משך הזמן המוקצב לשיחה מראש ונסו לעמוד בו. התחילו את השיחה במבוא/מינגלינג קצר ואז עברו לנושאים העיקריים. אם השיחה מתחילה להתארך או להתרחב לנושאים לא רלוונטיים, נסו להחזיר אותה למסלול. כך תוכלו למנוע השחתת זמן מיותרת.
3. הקשבה פעילה
הקשבה פעילה היא מפתח להצלחת השיחה. השתדלו להקשיב לצד השני בלי להפריע. בסיום הדברים סכמו את דבריהם בקצרה כדי לוודא שאתם מבינים אותם נכון. זה יוצר תחושת כבוד, הערכה וימנע אי הבנות.
4. שימוש בשפה ברורה וממוקדת
דברו בצורה ברורה, ישירה וממוקדת. הימנעו משימוש במונחים מקצועיים מידי, מורכבים או מבלבלים אם הם אינם נחוצים. הציגו את הנקודות שלכם בצורה תמציתית וברורה כדי להבטיח שהמסר יועבר בצורה יעילה.
5. סיכום ופעולות המשך
בסיומה של השיחה, סיכמו את הנקודות העיקריות שדנתם בהן ואת הפעולות הבאות שנדרשות. ודאו שכל הצדדים לשיחה מבינים מהם הצעדים הבאים, מי אחראי לכל משימה ומה הלו"ז. לאחר השיחה, שלחו דוא"ל סיכום עם הפרטים החשובים כדי לוודא ולהבטיח שהפעולות יתבצעו בהתאם לתכנון. כתבו לפעולה/ידיעה את כל מי שרלוונטי.שיחות טלפון עסקיות יכולות להיות כלי רב ערך לתקשורת אך חשוב לנהל אותן בצורה יעילה כדי להבטיח שהמטרות יושגו בצורה מיטבית. נסו ליישם אותן ופתאום תראו שהשיחות מתקצרות והתוצרים גדלים….